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SZCJ2023-S-X-359號詢價采購公告

蘇州市創(chuàng)杰招投標咨詢服務有限公司受蘇州市交通運輸局之委托，對其采購的檔案外包服務進行詢價采購，歡迎合格的供應商前來參加。

一、 項目說明：

（一） 項目名稱：檔案外包服務

（二） 采購預算：人民幣壹拾伍萬元整（¥：150000.00）

（三） 合格詢價響應供應商的條件：

1、具有獨立承擔民事責任的能力；

2、具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度；

3、具有履行合同所必須的設備和專業(yè)技術能力；

4、有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；

5、參加采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄；

6、法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件；

備注：單位負責人為同一人或者存在直接控股、管理關系的不同供應商，不得參加同一合同項下的采購活動。

二、采購要求：

（一）項目背景 

隨著蘇州城市化進程的持續(xù)推進，以及蘇州交通事業(yè)的飛速發(fā)展，根據(jù)蘇州市交通運輸管理局相關工作職能，以及為了加強蘇州市交通運輸管理局檔案管理工作的規(guī)范化和制度化建設，使檔案的整理、排列、管理、檢索符合規(guī)范要求，根據(jù)《蘇州市行政規(guī)范性文件制定檔案管理辦法》和《蘇州市檔案管理辦法》工作要求，特進行蘇州市交通運輸管理局檔案外包服務的采購。

（二）工作內容 

1、對現(xiàn)有紙質、影像、實物文件進行檔案制檔工作

根據(jù)《蘇州市檔案管理辦法》，對材料進行檔案整理，整理過程中，須按照檔案整理的要求進行，指定相應的檔案整理流程，建立目錄，再對紙質、影像、實物材料進行檔案制檔整理，然后標注目錄，針對缺失的材料，還有補全等相關操作，使其滿足檔案管理要求。

檔案制檔指定流程：

1）材料領取出庫

從保存庫房領卷，并做登記，填寫材料出庫交接單。雙方各指定專人負責材料的清點交接工作，并現(xiàn)場確認。

2）整理、查缺、編碼

按照檔案制檔的要求，將材料進行分類、排序整理、編碼，并進行查缺。整理、查缺、編碼人員將領取出庫的材料，填寫“制檔流程單”，根據(jù)“三合一”表對材料進行分類，分類時應當參考原始檔案目錄，如果發(fā)現(xiàn)材料順序與原始檔案目錄不一致的情況，應當按相關分類標準調整為正確的順序或向采購方工作人員請示調整。將整理好的檔案進行檢查，并同時檢查檔案本身是否有缺少材料內容，如有則形成《查缺表》，記錄并通知采購方及時補相應的材料，整理編碼環(huán)節(jié)有以下幾點需要注意：

（1）應當輕放、慢拿，以防損壞檔案；

（2）整理時應當在編寫類號和頁碼時，統(tǒng)一字體大小，編寫的類號和頁碼靠在紙張向里的位置，找到最佳位置，字跡清楚，如有寫錯，用橡皮擦干凈。字體書寫認真、準確，確保類號、頁碼書寫優(yōu)美，編頁碼應當防止漏編。

（3）防止材料裝錯，注意材料的順序。

3）打印裝訂、裝盒

裝訂時應當依據(jù)材料的順序進行裝訂，核對檔案目錄與檔案材料是否一致（核對目錄時間與材料時間是否一致，目錄頁數(shù)與材料頁數(shù)是否一致），確保檔案材料的順序與檔案目錄順序一致，應當將需要裱糊的檔案材料認真裱糊好，防止脫頁。將裝訂好的檔案裝入檔案盒，不得錯裝、漏裝。

4）檔案上架、歸還入庫

將裝訂好的檔案上架并歸還入庫，并做登記，填寫檔案入庫交接單。最終移交采購人，并填寫數(shù)據(jù)移交單，由雙方各指定的

專人負責檔案的清點交接工作，并現(xiàn)場確認。

2、開展數(shù)字檔案工作，進行紙質檔案數(shù)字化

對紙質檔案進行電子化加工，提升檔案信息化管理水平，是“互聯(lián)網+政務”的具體舉措，是蘇州市交通局檔案管理工作的進一步提升，便捷，科學，可擴展性強。根據(jù)《蘇州市檔案數(shù)字化操作規(guī)程》文件要求，指定數(shù)字化檔案流程。具體流程要求如下：

1）檔案數(shù)字化加工包括：前期檢查、整理歸類、排序、校對輸入、掃描、制作、質檢、目錄的核對、目錄打印、完善、PDF制作、檔案裝訂、敲號、裝盒、數(shù)據(jù)掛接、備份等。

2）掃描要求

（1）掃描影像存儲格式：PDF格式；

（2）對同一檔案編號的文件及其附件進行合并，生成一個文件，不亂序，不混檔，文件以檔案編號進行命名，按采購單位規(guī)定的分級目錄進行存儲，與系統(tǒng)進行掛接；

（3）圖片的掃描精度要求掃描后的圖像清晰、不失真、完整、不影響圖像的利用效果，圖像縮放100%；

（4）對掃描的圖片進行加工裁減、去邊、去污等技術處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；

（5）電子圖片的傾斜度不得超出3度，不允許有折疊或缺損，保持圖像的完整，圖片端正、無扭曲。

3、服務方式

1）對紙質、影像、實物等材料進行檔案制檔工作，每件價格不超過25元，具體內容為檔案分類，排序，打頁碼，卷內目錄著錄、打印，打印封面、備考表，裝訂、裝盒、進庫上架等六項具體工作內容。

2）檔案數(shù)字化工作，對紙質檔案進行電子化加工，是數(shù)字檔案的具體要求，每頁價格不超過0.35元，具體內容為前期檢查、整理歸類、排序、校對輸入、掃描、制作、質檢、目錄的核對、目錄打印、完善、PDF制作、檔案裝訂、敲號、裝盒、數(shù)據(jù)掛接、備份等。

三、服務期限：自合同簽訂之日起三年或實際結算金額達到預算金額，以兩者中先到者為準。

四、響應報價文件組成及其他說明：

（一）詢價響應文件的制作要求：

1、詢價響應報價文件組成：

（1）企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本復印件或三證合一營業(yè)執(zhí)照副本復印件

（2）響應單位法定代表人身份證復印件、授權委托書和委托代理人身份證復印件（如為授權）

（3）響應報價表格式（見附件）

（4）服務條款偏離表（見附件）

（5）詢價響應函（見附件）

（6）響應單位資格承諾書以及符合資格要求的證明材料（見附件）

注：以上資料若不能如實提供或提供不完整的視為無效投標。

2、文件的簽署和密封要求：

（1）按上述要求制作詢價響應文件叁份（一正兩副），并須裝訂成冊；響應文件封面明確標明“正本”和“副本”，正本和副本如有不一致之處，以正本為準；

（2）詢價響應文件均應采用打印或使用不能擦去的黑色或藍色墨水書寫，由響應單位法定代表人或其授權代表在詢價文件要求處親自簽署或蓋章，并在詢價響應文件的每一頁上加蓋公章，未加蓋公章的頁視為無效頁。

（3）詢價響應文件須裝袋密封，封口處須加蓋單位公章，密封袋及響應文件封面上應注明采購項目名稱、詢價采購編號、詢價響應單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。

3、采購單位有權拒絕未按上述要求制作的詢價響應文件。

（二）詢價響應文件錯誤的修正原則

1、響應文件的大寫金額與小寫金額不一致的，以大寫金額為準�？們r金額與按單價匯總金額不一致的，以單價金額計算結果為準；單價金額小數(shù)點有明細錯位的，應以總價為準，并修改單價；

2、對不同文字文本投標文件的解釋發(fā)生異議的，以中文文本為準。

3、供應商不同意以上修正的，其詢價響應文件將被拒絕。

（三）詢價響應文件的補充、修改和撤回

供應商在提交詢價響應文件截止時間前，可以對所提交的響應文件進行補充、修改或者撤回，并書面通知采購代理機構。補充、修改的內容作為響應文件的組成部分。補充、修改的內容與響應文件不一致的，以補充、修改的內容為準。

（四）詢價響應文件的澄清、說明和更正

詢價小組在對響應文件的有效性、完整性和響應程度進行審查時，可以要求供應商對響應文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文字和計算錯誤的內容等作出必要的澄清、說明或者更正。供應商的澄清、說明或者更正不得超出響應文件的范圍或者改變響應文件的實質性內容。

詢價小組要求供應商澄清、說明或者更正響應文件應當以書面形式作出。供應商的澄清、說明或者更正應當由法定代表人或其授權代表簽字或者加蓋公章。由授權代表簽字的，應當附法定代表人授權書。供應商為自然人的，應當由本人簽字并附身份證明。

為保證在評審小組要求供應商解釋或者澄清其響應文件時能夠及時得到回復，在評審開始前，供應商法定代表人或授權代理人可到評審現(xiàn)場等候。供應商的澄清、說明或者更正應在評審小組向其提出澄清、說明或者更正要求后三十分鐘內提交給評審小組。在評審期間、供應商應注意調整其行程安排，如響應供應商未到場，則視為供應商放棄上述權利，相關后果自負。

（五）遞交響應詢價文件及確定成交供應商日期和地點：

1、本次詢價通知書的響應截止時間為2023年12月11日17：00前。響應單位應在截止時間前將詢價響應文件密封，并在文件封面注明投標編號，并在文件封口處加蓋單位公章后送達蘇州市干將西路399號銀海大廈303室創(chuàng)杰公司 聯(lián)系人：潘莉莉 聯(lián)系電話：0512-65238816，未按詢價采購文件要求制作的詢價響應文件或過時送達的詢價響應文件，一律為無效投標。

2、2023年12月12日9:30在蘇州市干將西路399號銀海大廈302室確定成交供應商。成交供應商收到成交通知書后，應在十五日內簽訂合同。

五、報價說明：

1、響應單位需就本通知書第三項單獨制作《響應報價表》。本次報出的價格一次性報定不得更改。所報內容包含本項目服務所涉及的一切費用。不論響應單位是否列出相關費用明細，招標人均可以認為響應單位人已在總價中包含了全部費用。

2、響應單位應對所要采購的全部內容進行報價，只報其中部分內容的，為無效報價。

六、付款步驟： 

合同期內每年6月、12月付款一次，具體根據(jù)實際完成工作量進行結算。付款前乙方需向甲方提供有效的發(fā)票。

七、評審辦法：

1、采購人授權詢價小組根據(jù)質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求且報價最低（統(tǒng)一固定折扣）的原則確定成交供應商。

2、若滿足上述原則的最低報價（統(tǒng)一固定折扣）響應供應商超過一家時，則由采購單位以抽簽的方式決定成交供應商。

八、項目的終止：

出現(xiàn)下列情形之一的，將終止詢價采購活動：

1、因情況變化，不再符合規(guī)定的詢價采購方式適用情形的；

2、出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；

3、在采購過程中符合競爭要求的供應商或者報價未超過采購預算的供應商不足3家的。

九、合同生效：

1、合同經甲乙雙方代表簽字（或蓋章）、加蓋公章（或合同章）后生效。

2、合同簽訂生效后甲乙雙方即直接產生權利與義務的關系，合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題應按照《中華人民共和國民法典》的規(guī)定辦理。在合同履行過程中，雙方如有爭議，任何一方均可要求招標代理機構進行調解，調解不成，則任何一方均可向需方所在地人民法院提起訴訟。

3、合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的未盡事宜，雙方應在不違背本合同和甲方采購目的的原則下協(xié)商解決，協(xié)商結果以書面形式蓋章記錄在案，并提交招標代理機構一份備存，作為本合同的附件，與本合同具有同等的法律效力。

4、本合同一式四份，甲方兩份，乙方兩份。

十、其他

1、響應單位在詢價響應文件中必須對所有采購產品的技術、服務做出應答，如果有其中某些條款不響應時，須在響應文件中明確列出，未列出的視同響應（且如成交后發(fā)現(xiàn)不符合采購要求的，則視為虛假響應，按虛假響應處理）

2、響應單位在投標時提供的資料均應是真實的，若有虛假，由其自行承擔一切后果。

3、如響應單位對本通知書有疑義，以書面形式向招標代理機構咨詢，一切材料以招標代理機構的書面材料為準。

十一、聯(lián)系方式：

招標代理機構：蘇州市創(chuàng)杰招投標咨詢服務有限公司

地址：蘇州市干將西路399號銀海大廈303室       郵編：215002

聯(lián)系人：潘莉莉            聯(lián)系電話：0512-65238816

采購單位聯(lián)系人：朱錦榮       聯(lián)系電話：0512-65223272

                                            蘇州市創(chuàng)杰招投標咨詢服務有限公司

2023年12月6日

格式1、詢價響應報價表

詢價響應報價表

采購編號：______

報價單位（公章）：             聯(lián)系人：                聯(lián)系電話：

法定代表人簽字或簽章：

日期：       年     月    日

格式2、詢價響應函

詢價響應函

蘇州市創(chuàng)杰招投標咨詢服務有限公司 ：

我方收到貴公司                   號詢價采購通知，經仔細閱讀和研究，我方決定參加，并向貴公司承諾：

1、我方愿意按照詢價采購通知的一切要求，提供本項目的所有內容，我方的報價包含本項目服務所涉及的一切費用。

2、如果我方的詢價響應文件被接受，我方將嚴格履行詢價采購通知中規(guī)定的每一項要求，嚴格履行合同的責任和義務，保證按期、按質履行合同，完成合同內容所規(guī)定的全部工作。

3、我方愿意提供采購方在詢價采購通知中要求的所有資料，也同意向貴方提供貴方可能另外要求的與我方響應有關的任何證據(jù)或資料。并保證所提供的資料全部是真實的、有效的，若有虛假，我方愿承擔一切責任。

4、我方同意因運輸或裝卸過程中的不當，造成貨物或就位現(xiàn)場的設施、設備等損壞的，采購方有權要求我方全額賠償。

5、我方愿意遵守詢價采購通知中所列的收費標準。

6、我方承諾該項報價在遞交后保持有效，不作任何更改和變動。我方同意成交后若不履行詢價采購通知的內容要求和各項承諾及義務的即被視為違約，我方的成交標資格將被取消。

7、我方同意若無法按約定條款履行義務等行為，采購方有權取消我方成交資格。

8、如果我方成交，我方愿意在到采購代理機構領取本次詢價采購的成交通知書時向采購代理機構支付成交服務費，逾期按中國人民銀行公布的同期人民幣貸款最高利率計付利息；

9、與本次投標有關的通訊地址：

單 位：                   聯(lián) 系 人：

地 址：                 郵政編碼：

聯(lián)系電話：              傳 真：

響應單位：（單位蓋章）

法定代表人或授權委托人：（簽字或簽章）  

日期：年  月  日

格式3、法定代表人授權委托書

法定代表人授權委托書

本授權委托書聲明：我          （姓名）系                    （響應單位名稱）的法定代表人，現(xiàn)授權委托                    （單位名稱）的          （姓名）為我單位代理人，以本單位的名義參加蘇州市創(chuàng)杰招投標咨詢服務有限公司組織實施的編號為                    號的活動。代理人在詢價響應文件的合同詢價過程中所簽署的一切文件和處理與這有關的一切事務，我均予以承認。

代理人在授權委托書有效期內簽署的所有文件不因授權委托的撤銷而失效，除非有撤銷授權委托的書面通知，本授權委托書自詢價響應文件遞交開始至合同履行完畢止。

代理人無轉委托權。特此委托。

詢價響應單位：（公章）

法定代表人：（簽字或簽章）

委托代理人：（簽字或簽章）

日期：    年    月    日

格式4、服務條款偏離表

服務條款偏離表

采購編號：

注：磋商響應單位的響應文件（除服務要求部分）與采購文件規(guī)定的有偏離的，應在此表中說明。未在上表中說明的，如在響應文件其他內容中已有文字說明的，則以已有文字說明為準，否則，將被認為完全響應采購文件的規(guī)定。但該表不作為磋商響應單位對所投標服務關于商務條款等詳細描述和說明的替代。

響應單位：（單位蓋章）

法定代表人或委托代理人：（簽字或蓋章）

日期：  年 月  日

格式5、響應單位資格承諾書

響應單位資格承諾書

采購編號：

響應單位：（單位蓋章）

法定代表人或委托代理人：（簽字或蓋章）

日期：        年    月    日

（全文完）